Berichtskonfiguration

In der Berichtskonfiguration bestimmen Sie, wie Ihre gedruckten und per E-Mail versendeten Dokumente aussehen und lauten: Logos und Ränder, welche Felder erscheinen, der Wortlaut je Dokumenttyp, das Layout Ihrer Preislisten und die Schweizer Zahlungsschein-Einstellungen. Es ist die Gestaltungsseite Ihres Schriftverkehrs.

Verwechseln Sie sie nicht mit dem separaten Bereich Reports auf oberster Ebene – dort erzeugen Sie fertige PDF-Berichte. Dieser Bildschirm legt fest, wie diese Dokumente und Ihre alltäglichen Offerten, Rechnungen und Lieferscheine formatiert werden.

Zum Öffnen gehen Sie zu Konfiguration → Reports. Die Einstellungen sind auf die unten beschriebenen Tabs verteilt.

Layout

Der Tab Layout steuert das Gesamtbild Ihrer Dokumente. Hier können Sie:

• Die Logos hochladen, die auf Ihren Papier- und Druckdokumenten verwendet werden – optional ein anderes Logo je Land.
• Festlegen, ob die Empfängeradresse links oder rechts steht, mit Vor- oder Nachnamen beginnt und wann das Land angezeigt wird.
• Die Seiten-Ränder (Abstand oben, unten, links, rechts) und die Dokument-Schriftart einstellen.
• Die Preisanzeige wählen (netto für Firmen / brutto für Private, netto für alle, brutto für alle usw.) sowie das Format der Zifferngruppierung.
• Umschalten, welche Artikelangaben erscheinen (Hersteller, Flaschengrösse, Land, SKU oder Los-Nummer und – bei Wein-Mandanten – Alkoholgehalt und Jahrgang).
• Dokumentspezifische Optionen für Lieferscheine, Packzettel, Rechnungen und Auftragsbestätigungen setzen – etwa Preise, Summen, Gewichte, Unterschriften oder ein Fälligkeitsdatum anzeigen.

Da ein Grossteil des Wortlauts sprachabhängig ist, nutzen Sie die Sprachauswahl oben, um jede von Ihrem Betrieb genutzte Sprache zu bearbeiten.

Vorlagen

Der Tab Vorlagen listet Ihre Berichtsvorlagen – die Basisvorlagen, die bestimmen, wie ein bestimmter Dokument-Typ erzeugt wird, optional je Land. Über Neu erstellen fügen Sie eine Vorlage hinzu, und mit den Bearbeiten- und Löschen-Aktionen in jeder Zeile verwalten Sie bestehende. Vorlagen ermöglichen es, den Dokumentaufbau für eine bestimmte Kombination aus Dokumenttyp und Land anzupassen.

Reports

Im Tab Reports lokalisieren Sie den Wortlaut, der auf Ihren Berichten und Dokumenten erscheint. Er listet die einzelnen Textbeschriftungen, gruppiert nach Dokumenttyp, mit je einem Feld sowie einer Sprachauswahl, sodass Sie jede Beschriftung in die von Ihnen verkauften Sprachen übersetzen können. Bearbeiten Sie die Beschriftungen und wählen Sie Speichern.

Preisliste

Der Tab Preisliste steuert das Design Ihres Preislisten-PDF:

• Schalter für SKU, Ausschluss von Null-Preisen, Farbe, eine zusätzliche Beschreibungsspalte und Seitenzahlen.
• Farben für die Kopfzeile, Gruppenkopfzeilen, Kategorien, Hersteller und Notizen.
• Seiten-Ränder (oben, unten, links, rechts).
• Gruppierung – die Liste nach Land, Gebiet, Kategorie oder einem benutzerdefinierten Feld gruppieren, mit optionaler zweiter Gruppierungsebene.
• Wie Bilder angezeigt werden (eigene Spalte, in der Beschreibung oder ausgeblendet) und ob nach SKU oder Beschreibung sortiert wird.
• Eine lokalisierte Fusszeile und ein optionales Hintergrund-/Deckblattbild, mit Sprachauswahl für den Wortlaut.

QR-Einstellungen

Der Tab QR-Einstellungen konfiguriert die Schweizer QR-Rechnung, die Vinosoft auf Ihre Rechnungen druckt. Hier:

• Schalten Sie die QR-Rechnung ein oder aus.
• Erfassen Sie Ihre QR-Rechnungs-ID, Ihre IBAN und eine separate EUR-IBAN, falls Sie in Euro fakturieren.
• Laden Sie bei Bedarf ein Anhangsbild hoch.

Sie können auch ein Test-PDF erzeugen: Wählen Sie eine bestehende Rechnung, prüfen Sie Betrag, Währung und Referenz, die daraus übernommen werden, und erstellen Sie eine Muster-QR-Rechnung, um Ihre Angaben vor dem Versand echter Rechnungen zu bestätigen.

ESR-Einstellungen

Die ESR-Einstellungen betreffen den älteren Schweizer ESR-Einzahlungsschein (orange) – den Referenznummer-Einzahlungsschein, der vor der QR-Rechnung verwendet wurde. Wo verfügbar, werden hier die Teilnehmer- und Referenzangaben für ESR-Scheine konfiguriert.

Verwandt: Konfiguration. Um fertige PDF-Berichte zu erzeugen statt sie zu konfigurieren, siehe den separaten Bereich Reports.