Einen Verkauf vom Angebot zur Rechnung führen

Ein Verkauf durchläuft in der Regel vier Dokumente in dieser Reihenfolge: Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung. Dabei geben Sie nichts erneut ein. Auf jeder Stufe wandeln Sie das aktuelle Dokument in das nächste um, und Vinosoft überträgt Kunde, Adressen, Positionen, Preise, Rabatte und Lieferangaben automatisch weiter.

Dieser Artikel führt Sie nacheinander durch jeden Übergang. Sie können auf jeder Stufe beginnen — nicht jeder Verkauf startet mit einem Angebot —, aber die Umwandlungen laufen immer in dieselbe Richtung.

Bevor Sie beginnen

Jedes Dokument hat seinen eigenen Bereich: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen. Eine Umwandlung wird immer aus dem Dokument gestartet, das Sie umwandeln, und öffnet (oder listet) das neue Dokument im nächsten Bereich.

Stufe 1 → 2: Vom Angebot zur Auftragsbestätigung

Wandeln Sie ein Angebot um, sobald die Kundin oder der Kunde zugesagt hat und Sie den Auftrag verbindlich anlegen möchten.

1. Öffnen Sie unter Angebote das Angebot, das Sie umwandeln möchten.
2. Stellen Sie sicher, dass das Angebot abgeschlossen (finalisiert) ist. Ein noch offener Entwurf kann noch nicht umgewandelt werden.
3. Wählen Sie In Auftragsbestätigung umwandeln.
4. Vinosoft erstellt eine neue Auftragsbestätigung mit eigener Nummer und öffnet sie.

Was übernommen wird: Kunde und Kundenadresse, alle Artikelpositionen (in gleicher Reihenfolge), Währung, Preise und Gesamtrabatt, Lieferkosten und Versandart, Steuereinstellungen, Zahlungsbedingungen, Kommentare und die Dokumentsprache. Das ursprüngliche Angebot wird als bestellt markiert, damit Sie sehen, dass daraus ein Verkauf geworden ist.

Stufe 2 → 3: Von der Auftragsbestätigung zum Lieferschein

Wenn die Ware versandbereit ist, wandeln Sie die Auftragsbestätigung in einen Lieferschein um.

1. Öffnen (oder markieren) Sie unter Auftragsbestätigungen die Bestätigung, die Sie versenden.
2. Wählen Sie die Aktion, um sie als geliefert zu markieren bzw. die Lieferdokumente zu erstellen.
3. Aktivieren Sie Lieferschein erstellen — und, falls Sie ihn nutzen, Packzettel erstellen — und bestätigen Sie.
4. Vinosoft erstellt den Lieferschein (und Packzettel) und setzt die Auftragsbestätigung auf den Status Geliefert.

Der Lieferschein übernimmt denselben Kunden, dieselben Adressen und Artikelpositionen wie die Auftragsbestätigung und gibt so genau wieder, was versendet wird.

Stufe 3 → 4: Von der Auftragsbestätigung zur Rechnung

Sobald der Auftrag bestätigt (und meist geliefert) ist, erstellen Sie die Rechnung, um der Kundschaft zu fakturieren.

1. Markieren Sie unter Auftragsbestätigungen die Bestätigung (oder mehrere), die Sie fakturieren möchten.
2. Wählen Sie In Rechnung umwandeln (auch in Konto umwandeln genannt).
3. Prüfen Sie die Liste der zu fakturierenden Bestätigungen und bestätigen Sie.
4. Vinosoft erstellt die Rechnung und setzt die Auftragsbestätigung auf den Status Fakturiert.

Die Rechnung übernimmt Kunde, Adressen, Artikelpositionen, Preise, Rabatte und Lieferkosten aus der Auftragsbestätigung. Wurde eine Bestätigung bereits fakturiert, weist Vinosoft Sie darauf hin, statt sie doppelt zu berechnen.

Einen Lieferschein direkt aus einer Rechnung erstellen

Manchmal fakturieren Sie zuerst und benötigen die Lieferpapiere erst danach. Aus einer geöffneten Rechnung können Sie direkt einen Lieferschein erzeugen, ohne zur Auftragsbestätigung zurückzukehren.

1. Öffnen Sie unter Rechnungen die Rechnung.
2. Wählen Sie Lieferschein erstellen.
3. Vinosoft erstellt den Lieferschein aus den Positionen der Rechnung und öffnet den Bereich Lieferscheine.

Was jeder Übergang bewirkt — auf einen Blick

• Angebot → Auftragsbestätigung: verbindliche Übernahme eines zugesagten Angebots; Angebot wird bestellt.
• Auftragsbestätigung → Lieferschein: erzeugt die Lieferpapiere; Bestätigung wird geliefert.
• Auftragsbestätigung → Rechnung: fakturiert die Kundschaft; Bestätigung wird fakturiert.
• Rechnung → Lieferschein: erstellt Lieferpapiere nach der Fakturierung, wenn Sie zuerst berechnet haben.

Zur Verwaltung der Dokumente auf jeder Stufe siehe Angebots-Statistik, Auftrags-Statistik, Lieferscheine und Rechnungen in den Finanzen.